Yönetici Asistanı-Sekreter

Genel Nitelikler

• Yönetici asistanlığı, depo/sevkiyat yönetimi ve idari işler konularında deneyimli.

• Planlama ve organizasyon yeteneği güçlü, çoklu görev yönetebilen.

• Sözlü ve yazılı iletişimi kuvvetli, temsil kabiliyeti yüksek.

• MS Office programlarını etkin kullanabilen ve raporlama becerisi olan.

• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilen ve çözüm odaklı.

Görev ve Sorumluluklar

1. Yönetici Asistanlığı ve Sekreter
Yöneticilerin günlük, haftalık ve aylık takvimlerini takip etmek ve süreç desteği sağlamak.
Şirket toplantı organizasyonlarını ve seyahat planlamalarını (bilet, otel vb.) gerçekleştirmek.
Telefon, e-posta ve misafir karşılama süreçlerini profesyonelce yönetmek.
Evrak kayıt, kontrol ve arşivleme işlemlerini yürütmek.

2. Depo ve Sevkiyat Yönetimi
Günlük nakliye planlarını oluşturmak ve sevkiyat programını uçtan uca takip etmek.
Araçların çıkış-varış süreçlerini koordine ederek zamanında teslimatı sağlamak.
Şoförlere rota ve yük bilgilerini ileterek iletişimi sürdürmek.
Sevkiyat irsaliyelerini düzenlemek ve kargo trafiğini yönetmek.
Müşteri ve tedarikçilerle lojistik süreçler hakkında sürekli iletişimde kalmak.
Yükleme/boşaltma organizasyonlarını yetkili personel ile koordine etmek.
Olası hasar, gecikme veya aksaklıkları takip ederek çözüm üretmek.

3.İdari İşler
Araç muayene, bakım, lastik değişimi takvimini takip etmek.
Ofis ihtiyaçlarını belirlemek ve tedarik süreçlerini koordine etmek.
Tüm birimlerde oluşabilecek aksaklıklarda operasyonel destek vermek ve iş sürekliliğini sağlamak.
Ofis destek personelinin günlük görev dağılımını ve iş akışını planlamak.

4. İnsan Kaynakları ve Destek Hizmetleri
Saha personelinin (İSG ve Özlük) evraklarını kontrollü bir şekilde talep eden firmalara iletmek.
Saha onaylarını ilgili birimlerle paylaşmak ve saha personelini evrak konusunda yönlendirmek.