Yönetici Asistanı

Genel Açıklama

İŞ TANIMI.

Evrak ve dosya bilgilerinin sisteme eksiksiz şekilde işlenmesi (örn. vekalet tarihi ve benzeri).

GENEL NİTELİKLER.

Başlatılan işleri sonuçlanıncaya kadar takip etme disiplinine sahip,.

Planlama ve organizasyon yeteneği gelişmiş,.

Yazılı ve sözlü iletişim becerileri güçlü,.

İlgili kişilerden bilgi ve geri dönüş alma konusunda takipçi,.

Yönetim ekibiyle doğrudan çalışabilecek profesyonellik ve temsil yeteneğine sahip,.

Gizlilik gerektiren şirket, çalışan ve yönetim bilgileri konusunda yüksek hassasiyet gösterebilecek,.

Dinamik ve yoğun çalışma ortamına uyum sağlayabilecek.

Çalışma Modeliİş Yerinde.

Lokasyonİstanbul.

Üstlenilecek Görevler

• Sovtajyeri, yönetim ekibine doğrudan destek temin edecek; bununla birlikte şirket içerisindeki operasyonel süreçlerin, departmanlar arası işlerin ve yönetim aksiyonlarının düzenli şekilde takip ve koordinasyonunu üstlenecek Yönetici Asistanı aramaktadır
• Bu pozisyon, klasik yönetici asistanlığı görevlerinin yanı sıra operasyonel iş takibi ve koordinasyon ağırlıklı bir görev yapısına sahiptir
• Pozisyonda görev alacak çalışma arkadaşımızdan; yönetim tarafından verilen görevleri, farklı departmanların sorumluluğunda bulunan ancak yönetim tarafından takip edilmesi gereken işleri,sözleşme ve evrak süreçlerini, toplantı aksiyonlarını ve diğer operasyonel konuları başlangıcından sonuçlanmasına kadar takip etmesi ve gerekli koordinasyonu sağlaması beklenmektedir
• Günlük operasyon iş listesinin oluşturulması
• Sigorta ve bayi sözleşmelerinin hazırlanması ve ilgili taraflara ulaştırılması süreçlerinin organize edilmesi
• Araç ve dosyaların operasyonel kontrollerinin yapılması, eksik bilgi ve belgelerin tamamlatılmasının takibi
• İhale öncesi ve sonrası süreçlerin operasyonel takibi (hazırlık, sonuç, satış süreci ve benzeri)
• Satış sonrası süreçlerin (ödeme, teslim, kapanış) takibi ve gecikmelerin raporlanması
• Hukuklaşan dosyaların ilgili birim/avukatlara yönlendirilmesi ve sürecin takibi
• Şikayetvar süreçlerinin takibi ve ilgili birimlerle koordinasyonun sağlanması
• Yönetim tarafından verilen işlerin ve aksiyonların takibi, geciken işlerin raporlanması
• Toplantı notlarının alınması, aksiyon listesine dönüştürülmesi ve takibi
• Sosyal medya içerik planı ve paylaşımlar için gerekli koordinasyonun sağlanması
• Şirket etkinlikleri ve özel gün organizasyonlarının planlanması ve yürütülmesi
• Operasyonel iş takibi ve departmanlar arası koordinasyon konusunda güçlü,
• Evrak, sözleşme ve doküman takibinde dikkatli ve düzenli,
• Departmanlar arasında etkin koordinasyon sağlayabilecek,

Beklenen Nitelikler

• Üniversitelerin ön lisans veya lisans bölümlerinden mezun,
• Öncelikli olarak Yönetici Asistanlığı, Operasyon, İdari İşler veya benzer pozisyonlarda deneyimli,
• Birden fazla işi eş zamanlı olarak planlayıp takip edebilen,
• MS Office programlarını, özellikle Excel, Word ve Outlook'u etkin kullanabilen,
• İş takip ve raporlama sistemlerini kullanmaya yatkın,
• Geciken veya aksayan süreçleri zamanında tespit edebilen,
• Sorumluluk bilinci yüksek, çözüm ve sonuç odaklı,
• Eğitim SeviyesiÖn Lisans(Mezun)
• DeneyimEn çok 3 yıl tecrübeli

Pozisyon Koşulları

• Çalışma ŞekliTam Zamanlı