Site Yönetimi - Muhasebe

İşveren Bilgilendirmesi

1. Bütçelerin üyelere tebligatını elden imza karşılığı veya iadeli taahhütlü olarak yapmak ve arşivlemek.

2. Resmi defter tasdiklerini yaptırmak resmi defterleri muhafaza etmek.

3. Kat sakinlerinin adres ve telefon bilgilerini temin etmek ve sisteme girmek, güncel halde tutmak.

4. Aidat ve ortak gider tahsilatlarını günlük takip ederek kayıtlandırmak. Bununla beraber banka mutabakatlarının ya da e-pos tahsilatlarının günlük mutabakatını yapmak.

5. Kat maliklerinin alınan mail order talimatlarını muhafaza etmek.

Bütçe gereği toplanması gereken aidatların son ödeme tarihi itibari ile üye aidat borçlarını her ay üyelere tebliğ etmek (1-Bloklara borç listelerini asarak, 2- Sms yoluyla borç durumlarını bildirerek, 3-Telefon ile borç bildiriminde bulunarak, 4- Avukat imzalı yazıyla bildirerek.).

8. Borçsuzluk belgesi düzenlemek.

9. Elden aidat tahsilatı yapılan sitelerde site kasasını düzenli tutmak ve günlük olarak kasa durum raporlarını merkeze ulaştırmak.

Açılmış olan hesap planında merkezden habersiz değişiklik yapmamak.

Bütçe gereği yapılan harcamalarla alınan gider evraklarını zamanında ve doğru olarak muhasebe kayıtlarına geçmek, yapılan bu harcamaları muhasebe kayıtlarını, talep, teklif ve piyasa araştırmalarını eksizsiz ve yetkili imzalar alınarak dosyalamak.

13. Talep formlarının eksiksiz ve doğru biçimde doldurup genel merkeze iletilmesi.

16. Yerinde malzeme teminlerinde faturaların eklerini tam ve imzalı bir şekilde arşivlemek.

20. Her ayın Mali raporunu takip eden ayın en geç 10. Gününe kadar hazırlayarak merkez muhasebeye teslim etmek.

22. Stok takip sistemini oluşturmak, depo teslim tutanakları ile personele teslim edilen malzemenin çizelgesini oluşturarak ilgili malzeme fatura fotokopileriyle birlikte dosyalamak.

Demirbaş çizelgelerini ilgili demirbaş hesapların muavin defter dökümlerine ve demirbaş faturalarına uygun olarak düzenlemek, ilgili fatura fotokopileri ve muavin defter dökümleriyle birlikte düzenli olarak dosyalamak.

24. Demirbaş zimmet tutanaklarını düzenlemek. Yönetim merkezinde ilgili birimlerdeki demirbaşların listesini uygun formatta hazırlayıp görünebilir bir yere asmak.

25. Ortak alanlardaki demirbaşların garanti sürelerinin tespitini yapmak ve kapsamını belirlemek.

27. Site bünyesinde gerçekleşen diğer çeşitli gelir( Reklam ilan gelirleri, kapıcı dairesi kira gelirleri, ve benzeri)kalemlerini muhasebe kayıtlarına almak ve merkez muhasebeyi bilgilendirmek.

Pozisyonun Kapsamı

• Ortalama 3(üç) aidattan fazla borcu olan kat maliklerinin aidat borçlarının yasal takibi başlatmakla ilgili gerekli çalışmaları şirket merkezimiz ile irtibatlı olarak yapmak ( sitenin sözleşme yapmış olduğu Avukat kanalıyla yazılı tebligat göndermek.)
• Site yönetiminin işletme bütçesine göre muhasebe hesap planını oluşturmak ve alınan eğitime göre açılmış olan bu hesap planını doğru kullanmak
• 12. Sitede iş avansı kullanan ve iş avansı harcaması yapan yetkilinin iş avansı kapatma formlarını, düzgün hazırlanıp kayıtlara geçmesini sağlamak
• 14. Yapılan taleplerle ilgili yerinde ( görev yapılan şehirden)1 adet fiyat teklifi alınmasını sağlamak
• 15. Malzeme tesliminde irsaliye ve malzeme kontrolü yapılıp imza altına alarak teslim almak, eksik veya kusurlu malzemeleri tespit edip tutanak altına almak
• 19. Muhasebe Fişi kontrollerini fiş listesine uygun şekilde her ay aylık olarak yapmak ve dosyalamak
• İcra takip işlemlerini zamanlı ve düzgün olarak kayıtlara geçmek, site avukatından icra tahsilat raporlarını aylık olarak alıp mutabakat yaparak avukatın icra tahsilatını ve verimliliğini kontrol ederek dosyalamak
• 26. Elektrik, su ve doğalgaz fatura çizelgelerini aylık olarak hazırlamak, fatura ve ödemelerini periyodik olarak takip etmek

Çalışma Düzeni

• 18. İş avansı harcamalarının haftalık olarak yazılı mutabakatını yapıp, site müdürünün imzasını alarak arşivlemek