İdari İşler Personeli

Sektör: Fuar Stand Tasarımı, Mimari Tasarım, Uygulama, Mobilya & Aksesuar
Departman: İdari İşler
Çalışma Şekli: Tam Zamanlı
Lokasyon: İstanbul Esenyurt
- Akçaburgaz (Avrupa Yakası)

Aday Kriterleri:

• Tecrübe: 2 – 4 yıl
• Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerlikle ilişiği bulunmamalı
• Ehliyet: B sınıfı (aktif kullanan – tercih sebebi)

Sorumluluklar:

• Şirketin idari işleyişine ait günlük operasyonları planlamak ve takip etmek.

• Ofis ve üretim tesisi sarf malzeme, kırtasiye, temizlik ve mutfak ihtiyaçlarının stok takibini yapmak; eksikleri zamanında tedarik etmek.

• İdari İşler ile ilgli tedarikçi ve hizmet sağlayıcılarla iletişim kurmak; teklif almak, karşılaştırmak ve satın alma süreçlerini yürütmek.

• Servis, yemek, temizlik, güvenlik, araç kiralama ve kurye gibi dış hizmet firmalarının performansını takip etmek; sözleşme ve fatura süreçlerini yönetmek.

• Yazımı tamamlanan ATA Karnesi süreçlerini takip etmek; ilgili dokümantasyonu hazırlamak ve dosyaları arşivlemek.

• Servis rotalarını/güzergâhlarını organize etmek; personel giriş-çıkışlarına göre güncellemeleri ilgili firma ile koordine etmek.

• Yeni işe girişlerde personel ile iletişime geçerek şirket telefon hattı teslimini sağlamak ve servis rotasına dahil edilmesini organize etmek.

• Şirket araçlarının muayene, sigorta, bakım, yakıt ve HGS/OGS takibini yapmak.

• Kargo, kurye ve evrak gönderim/kabul süreçlerini organize etmek.

• Resmi kurum (belediye, vergi dairesi, SGK, noter, banka, ticaret odası vb.) işlemlerini takip etmek; sahaya çıkarak süreçleri sonuçlandırmak.

• Bina ve tesis bakım-onarım ihtiyaçlarını tespit etmek; ilgili teknik ekiplerle koordinasyon sağlamak.

• Şirket içi etkinlik, toplantı ve ziyaretçi organizasyonlarına destek vermek.

Genel İdari Sorumluluklar:

Tüm idari süreçlerde maliyet bilinciyle hareket etmek; alternatif tedarik kanalları araştırmak.
İdari harcamaların bütçe takibini yapmak ve raporlamak.
İSG kurallarına uymak; ofis ve ortak alanlarda düzen-temizlik disiplinini sürdürmek.
Şirket içi prosedür ve onay akışlarına uygun şekilde belge ve kayıt düzenini sağlamak.

Aranan Nitelikler:

Üniversitelerin İşletme, İktisat, İşletme Yönetimi, Dış Ticaret, Lojistik, Büro Yönetimi veya benzeri bölümlerinden mezun (ön lisans/lisans).
İdari işler, ofis yönetimi veya satın alma alanında en az 2 yıl deneyim (fuar/üretim/imalat sektörü tercih sebebi).
MS Office (Excel, Word, Outlook) programlarını etkin kullanan.
Personel servis organizasyonu ve dokümantasyon süreçlerinde deneyimli.
Planlı, organize, takipçi; aynı anda birden fazla işi yönetebilen.
Yazılı ve sözlü iletişim becerisi yüksek; ekip içi koordinasyona yatkın.
Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilen.

Kullanılan Sistemler / Araçlar:

• ERP/MRP yazılımı, MS Office uygulamaları
• Yan Haklar: Servis, Yemek Kartı, Sağlık Sigortası