Yönetici Yardımcısı

Pozisyon Hakkında Ek Bilgi

Sektör: Fuar Stand Tasarımı, Mimari Tasarım, Uygulama, Mobilya & Aksesuar.

Departman: Genel Yönetim.

Bağlı Olduğu Pozisyon: Mesul Müdür.

Lokasyon: İstanbul Arnavutköy - Hadımköy (Avrupa Yakası).

Yabancı Dil: İyi düzeyde İngilizce (yazılı/sözlü).

Pozisyon Özeti.

İletişim ve Filtreleme.

Mesul Müdür'e gelen tüm dış aramaları filtrelemek; uygun kişiye yönlendirmek veya planlamaya almak.

Tedarikçi, müşteri ve iş ortağı görüşmelerini protokol çerçevesinde yürütmek, yazılı planlamayı koordine etmek.

Belge ve Raporlama.

Yönetim sunumları için içerik derlemesi ve hazırlık.

Yönetimden talep edilen analizlerde araştırma ve raporlama desteği.

Yurtiçi ve yurtdışı seyahat organizasyonu.

MS Office (özellikle Excel, Outlook, PowerPoint) programlarını ileri düzeyde kullanan.

İyi düzeyde İngilizce, uluslararası iletişim sürdürebilecek seviye.

Yüksek soğukkanlılık ve baskı altında karar verebilme yetisi.

Yüksek detay hassasiyeti, Sayı, tarih, vade, isim gibi verilerde hata payı düşük.

Tercih Sebepleri.

Kullanılan Sistemler / Araçlar.

MS Office uygulamaları, Outlook, takvim/proje yönetim araçları, ERP yazılımları.

Pozisyon Gereksinimleri

• Tecrübe: 3 – 5 yıl
• Eğitim: Üniversite mezunu (önlisans veya lisans)
• Askerlik Durumu: Erkek adaylar için askerlikle ilişiği bulunmamalı
• Ehliyet: B sınıfı (tercih sebebi)
• Üniversitelerin İşletme, İktisat, İletişim, Uluslararası İlişkiler veya benzeri bölümlerinden mezun
• Yönetici asistanlığı, ofis koordinatörlüğü veya benzer pozisyonda asgari 3 yıl deneyim
• Net iletişim becerisi, Karşı taraf ısrarcı veya talep edici olsa bile prosedürel cevap verebilen
• Bağımsız çalışabilme, Sürekli yönlendirme beklemeden inisiyatif alıp, gün sonunda toplu raporlama yapabilen
• Sınır koyabilme, Gerektiğinde nazikçe ama net şekilde "hayır" diyebilen
• Gizlilik bilinci, Stratejik ve finansal konularda mutlak gizlilik tutabilen
• Değişken mesai düzenine uyum sağlayabilen
• CRM, ERP veya muhasebe yazılımı kullanım deneyimi
• Üretim/sanayi/proje bazlı sektörlerde yönetici asistanlığı tecrübesi
• Toplantı tutanağı tutma ve kurumsal raporlama deneyimi

Bu Rolde Yürütülecek İşler

• Mesul Müdüre direkt bağlı çalışacak, yönetimsel süreçlerin akışını temin edecek ve dış paydaşlarla iletişimin profesyonel yürütülmesinden görevlerini üstlenecek deneyimli bir Yönetici Yardımcısı alınacaktır
• Bu pozisyon klasik bir asistan rolü değildir; günlük operasyonel kararların filtrelenmesi, yönetim toplantılarının organize edilmesi ve dış iletişim kanallarının disiplinli yönetimini içeren stratejik bir destek pozisyonudur
• Gün sonu raporu hazırlamak: gelen aramalar, takip edilecek konular, açık görevler
• Toplantı ve Takvim Yönetimi
• Mesul Müdür ve üst yönetim takviminin koordinasyonu
• Toplantı tutanaklarının yazılı tutulması ve karar takip listesinin yönetimi
• Sözleşme, NDA ve resmi belgelerin imza-takip-arşiv süreçlerinin yürütülmesi
• Operasyonel Destek
• Misafir ağırlama, toplantı lojistiği ve ziyaretçi koordinasyonu
• Özel proje takibinde yönetime asistanlık
• Disiplinli iz bırakma alışkanlığı, Tüm iletişimi yazılı raporlayan, takvim ve görev defteri tutan

İşin Sunduğu Koşullar

• Çalışma Şekli: Tam Zamanlı (esnek mesai)
• Haftalık ve aylık yönetim toplantılarının organizasyonu
• Aksiyon listelerinin haftalık güncellenmesi
• Servis
• Yemek Kartı
• Tamamlayıcı Sağlık Sigortası