İdari İşler Uzmanı

Görev ve Sorumluluklar

• 1.Ofis ve Bina Yönetimi Sorumlulukları
• Ofis genelinde oluşabilecek teknik arızaları (elektrik, tesisat, iklimlendirme) tespit etmek ve teknik ekipleri yönlendirerek onarım sürecini takip etmek
• Güvenlik personellerinin giriş-çıkış takibini yapmak
• İş sağlığı ve güvenliği (İSG) standartlarına uygun bir çalışma ortamı sağlamak için gerekli fiziksel düzenlemeleri yapmak
• Temizlik personellerinin takibini yapmak
• Mutfak, kırtasiye ve temizlik malzemesi ihtiyaçlarını düzenli olarak kontrol etmek ve satın alma taleplerini oluşturmak
• Envanter takibi yapmak; demirbaşların zimmet kayıtlarını tutmak ve periyodik sayımlarını gerçekleştirmek
• 3. Ulaşım ve Filo Yönetimi
• Şirket araçlarının periyodik bakımlarını, sigorta (kasko/trafik) işlemlerini ve muayene tarihlerini takip etmek
• 4. Seyahat ve Organizasyon Yönetimi
• Şirket çalışanlarının yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde; uçak bileti, otel rezervasyonu ve transfer işlemlerini gerçekleştirmek
• Gelen ve giden tüm evrak/posta trafiğini yönetmek ve ilgili birimlere dağıtımını sağlamak
• İdari işler bütçesini takip etmek; faturaların doğruluğunu teyit ederek muhasebe birimine iletmek
• Aylık operasyonel gider raporlarını (yakıt, mutfak, kırtasiye ve benzeri) hazırlamak
• Takip ve Kontrol: Verilen işlerin ve rutin süreçlerin bitiş tarihlerine sadık kalarak takip edilmesi

İlan Detayı

Dışarıdan alınan güvenlik hizmetlerin sözleşmelere uygunluğunu denetlemek.

2. Tedarik ve Satın Alma Süreçleri.

Tedarikçi firmalarla (kargo, internet, GSM, kırtasiye ve benzeri) fiyat pazarlıklarını yürütmek ve hizmet kalitesini periyodik olarak değerlendirmek.

Şehir içi ve dışı kurye/kargo süreçlerini organize etmek.

Toplantı odalarının rezervasyonlarını yönetmek, şirket içi etkinlik (kutlama, eğitim, organizasyon) hazırlıklarını yapmak.

5. Dokümantasyon ve Raporlama.

Organizasyon Yeteneği: Aynı anda birden fazla işi (multitasking) öncelik sırasına göre yürütebilme.

İletişim Becerisi: Farklı birimler ve dış tedarikçilerle nazik ama sonuç odaklı iletişim kurabilme.

Çalışma Koşulları

• Personel servis güzergâhlarını optimize etmek, servis şoförleri ile iletişimi yönetmek ve aksaklıkları gidermek